Verantwortlicher
Jona Drews, Herrman-Bote-Str. 5, 23879 Mölln, Schleswig-Holstein
E-Mail: info@kontolux-ai.de
Grundsätze
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Registrierung und Nutzerkonto
Bei der Registrierung erheben wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert). Die Verarbeitung erfolgt über Firebase Authentication (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Gesprächsverläufe und Nutzerdaten
Chatnachrichten, Gesprächsverläufe und Nutzerprofile werden in Google Cloud Firestore (Google Ireland Limited) gespeichert. Die Gedächtnisfunktion speichert von dir genannte Finanzinformationen dauerhaft in deinem Nutzerprofil. Du kannst alle Daten jederzeit durch Kontolöschung vollständig und sofort entfernen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Belegarchiv und Dokumentenspeicherung
Wenn du das Belegarchiv nutzt, werden hochgeladene Dateien (Rechnungen, Belege, PDFs, XRechnung-XML-Dateien, ZUGFeRD-PDFs) in Firebase Storage (Google Ireland Limited) gespeichert. Metadaten wie Dateiname, Betrag, Absender, Datum, MwSt-Satz, Rechnungsnummer, E-Rechnungsformat, Sachkonto, Kategorie und Buchungstext werden in Google Cloud Firestore abgelegt. Alle Dateien sind ausschließlich für dich einsehbar und passwortgeschützt. Bei Kontolöschung werden alle Belege sofort und vollständig entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
DATEV-Export und Steuerberater-Einstellungen
Wenn du den DATEV-Export nutzt, werden Steuerberater-spezifische Einstellungen (Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen SKR03/SKR04, Wirtschaftsjahrbeginn, Bankkonto) in deinem Nutzerprofil in Google Cloud Firestore gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich zur Erstellung des DATEV-Exports genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Bei Kontolöschung werden diese Daten sofort entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Monatsabschlüsse
Wenn du das Monatsabschluss-Feature nutzt, werden Einnahmen, Ausgaben und einzelne Positionen in Google Cloud Firestore gespeichert. Diese Daten sind ausschließlich für dich einsehbar und werden bei Kontolöschung sofort entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Betriebsprüfer-Lesezugriff
Du kannst auf freiwilliger Basis einem Betriebsprüfer einen zeitlich begrenzten Lesezugriff auf deine Buchungsdaten gewähren (Einstellungen → Datenschutz & Datenexport → Betriebsprüfung). Dabei wird ein kryptografisch sicheres Token generiert und in deinem Nutzerprofil in Google Cloud Firestore gespeichert. Das Token ist 90 Tage gültig und gewährt ausschließlich schreibgeschützten Zugriff auf Belegarchiv und Abschlüsse — über einen dedizierten Server-Endpoint, nicht über dein Konto. Eine Weitergabe von Daten anderer Nutzer findet nicht statt. Du kannst den Zugriff jederzeit widerrufen; das Token wird dann sofort invalidiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Vollständiger Datenexport
Über Einstellungen → Datenschutz & Datenexport kannst du jederzeit einen vollständigen Export aller deiner gespeicherten Daten anfordern. Der Export enthält alle strukturierten Buchungsdaten (JSON) aus allen Datenkategorien sowie alle hochgeladenen PDF-Belege und Bilddateien in Originalqualität, verpackt als ZIP-Datei. Diese Funktion dient der Ausübung deines Rechts auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und zugleich als Datensicherung für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß §147 AO (8 Jahre). Der Export verlässt ausschließlich an dich — eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.
Nachrichtenlimit
Zur Verwaltung des täglichen Nachrichtenlimits wird deine Nutzer-ID und ein anonymer Zähler bei Supabase Inc. (970 Toa Payoh North, Singapur) gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
KI-Verarbeitung
Chatnachrichten werden über Cloudflare Workers (Cloudflare Inc., 101 Townsend St, San Francisco, USA) an Anthropic PBC (548 Market St, San Francisco, USA) weitergeleitet und durch das KI-Modell Claude verarbeitet. Hochgeladene Dateien werden nicht dauerhaft bei Anthropic gespeichert. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: anthropic.com/privacy
Hinweis: Monatsabschlüsse, Finanzkalender, Liquiditätsplanung, Vorauszahlungsberechnungen und der vollständige Datenexport erfolgen ohne Übermittlung an Anthropic — ausschließlich auf Basis deiner in der EU gespeicherten Daten. Eine KI-Verarbeitung findet bei diesen Funktionen nicht statt.
Cloudflare Workers
Die gesamte KI-Verarbeitung, E-Mail-Versand und Datenvermittlung erfolgt über Cloudflare Workers (Cloudflare Inc., 101 Townsend St, San Francisco, USA). PDF-Daten werden ausschließlich als temporärer Zwischenspeicher verwendet und nach spätestens 5 Minuten automatisch gelöscht. Bei der Rechnungserstellung werden Adresse und Steuernummer im Nutzerprofil gespeichert, um wiederholte Eingaben zu vermeiden. E-Mail-Adressen für monatliche Erinnerungen werden in Cloudflare KV gespeichert und können jederzeit durch Deaktivierung der Erinnerungsfunktion entfernt werden. Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.
E-Mail-Versand
Für den Versand von Feedback-Benachrichtigungen und monatlichen Erinnerungsmails wird Resend Inc. (285 Fulton St, New York, USA) genutzt. E-Mail-Adressen werden ausschließlich zum Versand der gewünschten Benachrichtigungen verwendet. Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Weitere Informationen: resend.com/privacy
Hosting
Die App wird über Firebase Hosting (Google Ireland Limited) bereitgestellt. Beim Aufruf werden technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Browser) verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Anfragen richte bitte an: info@kontolux-ai.de
Dein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) kannst du direkt in der App ausüben: Einstellungen → Datenschutz & Datenexport → Alle meine Daten exportieren. Der Export enthält alle deine Daten in maschinenlesbarem JSON-Format sowie alle Belege als PDF.
Du hast außerdem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, datenschutzzentrum.de
Datensicherheit
Alle Datenübertragungen sind SSL/TLS-verschlüsselt. Passwörter werden sicher gehasht gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Belege und Dokumente im Belegarchiv sind ausschließlich für den jeweiligen Nutzer zugänglich.
Speicherdauer
Daten werden gespeichert solange dein Konto besteht. Bei Kontolöschung werden alle personenbezogenen Daten sofort und vollständig entfernt — aus Firebase Authentication, Firestore, Firebase Storage und dem E-Mail-Verteiler.